Z dniem 1 stycznia 2025 roku stosowanie Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych, zwanego powszechnie e-Doręczeniami, jest obowiązkowe dla pierwszej grupy podmiotów, jakimi są podmioty publiczne. e-Doręczenia to innowacyjne narzędzie komunikacyjne, które zmienia sposób wymiany informacji między obywatelami, firmami i instytucjami publicznymi. To cyfrowa alternatywa dla tradycyjnych przesyłek poleconych, która zapewnia szybkość, wygodę i bezpieczeństwo. Dzięki e-Doręczeniom będziemy mogli zrealizować wiele formalnych procedur bez wychodzenia z domu.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to usługa zaufania, umożliwiająca przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej, z zachowaniem mocy prawnej równoważnej tradycyjnej korespondencji papierowej (list polecony za potwierdzeniem odbioru). Każda wiadomość przesłana za pomocą e-Doręczeń jest podpisana cyfrowo, a jej dostarczenie do adresata jest potwierdzone w sposób niepodważalny. Usługę e-Doręczeń realizuje wyznaczony Operator, który jest wybierany na 10 lat w konkursie organizowanym przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Do końca 2025 roku rolę operatora wyznaczonego w Polsce pełni Poczta Polska S.A.
Jak działają e-Doręczenia?
Tworzenie skrzynki do e-Doręczeń – każdy użytkownik, zarówno osoba prywatna, firma, jak i instytucja może założyć swoje konto w systemie. Skrzynkę do e-Doręczeń należy założyć, składając wniosek poprzez stronę https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen i następnie aktywować skrzynkę w serwisie mObywatel.
Adres skrzynki do e-Doręczeń nie jest równoznaczny z adresem poczty elektronicznej (e-mail) i ma postać AE: PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ, gdzie:
AE – skrót od „adres elektroniczny” PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie kod Polski) X – cyfry Y – litery Z – cyfry sumy kontrolnej.
Adresy do doręczeń elektronicznych, czyli ADE, gromadzone są w BAE – Bazie Adresów Elektronicznych. Jest to rejestr publiczny prowadzony i zarządzany przez ministra właściwego ds. informatyzacji, a dostęp do niego mają wszystkie podmioty, które korzystają z doręczeń elektronicznych.
Wysyłka dokumentu – nadawca przesyła wiadomość elektroniczną, która trafia do adresata przez bezpieczną i szyfrowaną platformę (usługa PURDE) lub jako przesyłka listowa (usługa PUH). Wysłanie dokumentu potwierdzane jest wygenerowanym dowodem.
PURDE to Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia. Polega ona na wysłaniu i odebraniu korespondencji elektronicznej pomiędzy podmiotami publicznymi oraz podmiotami publicznymi a niepublicznymi. Wszyscy korzystający z PURDE muszą mieć aktywny adres do e-Doręczeń
PUH to Publiczna Usługa Hybrydowa. Polega ona na nadaniu korespondencji w formie elektronicznej, a następnie przekształceniu jej na postać listową oraz dostarczeniu jej adresatowi w przewidywanym czasie realizacji. Stosowana jest wtedy, gdy odbiorca nie posiada adresu do e-Doręczeń.
Potwierdzenie doręczenia – system e-Doręczenia automatycznie generuje potwierdzenie odbioru, co daje pełną przejrzystość i pewność doręczenia dokumentu. Po upływie 14 dni od wpłynięcia przesyłki na adres podmiotu przesyłka niedoręczona jest uznawana za skutecznie doręczoną.
Archiwizacja – wiadomości są przechowywane w systemie, co pozwala na łatwy dostęp do nich w razie potrzeby.
Bezpieczeństwo danych
Usługi doręczenia elektronicznego podlegają krajowemu nadzorowi w zakresie usług zaufania, w Polsce realizowanemu przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.
Bezpieczeństwo e-Doręczeń zapewnione jest dzięki:
- autentyczności integralności danych
- jednoznacznej identyfikacji nadawcy i odbiorcy
- potwierdzeniu wysyłki i odbioru
- użyciu zaawansowanej pieczęci elektronicznej dostawcy
- ochronie przed nieuprawnionym dostępem
- kwalifikowanemu elektronicznego znacznikowi czasu
- okresowym audytom i kontrolom podmiotów świadczących usługi e-Doręczeń.
Korzyści płynące z e-Doręczeń
✅ Szybkość i wygoda – przesyłki elektroniczne docierają natychmiast, bez konieczności czekania w kolejkach czy odwiedzania placówek pocztowych.
✅ Wiarygodność – jednoznaczna identyfikacja nadawcy i odbiorcy.
✅ Bezpieczeństwo – każda wiadomość jest szyfrowana, co chroni dane przed nieuprawnionym dostępem.
✅ Moc prawna – e-Doręczenia są traktowane tak samo, jak tradycyjne listy polecone, co czyni je idealnym rozwiązaniem do przesyłania dokumentów formalnych.
✅ Ekologia i oszczędność – rezygnacja z papieru i tradycyjnych metod wysyłki to mniejsze zużycie surowców i niższe koszty dla nadawcy i odbiorcy.
✅ Uniwersalność – system jest otwarty dla każdego – od osób prywatnych, przedsiębiorców, do urzędów i innych podmiotów publicznych.
Do jakiego rodzaju korespondencji wykorzystać e-Doręczenia?
- Osoby prywatne – do załatwiania spraw urzędowych i odbioru oficjalnej korespondencji.
- Firmy – do komunikacji z kontrahentami, instytucjami publicznymi oraz wewnętrznych procesów biznesowych.
- Urzędy i instytucje publiczne – do wymiany dokumentów z obywatelami i przedsiębiorcami.
Usługa e-Doręczenia nie służy do:
- prowadzenia korespondencji prywatnej,
- wysyłania spamu i wiadomości marketingowych,
- przesyłania korespondencji niewymagającej potwierdzenia odbioru lub niemającej skutków prawnych,
- komunikacji z podmiotami zagranicznymi,
- przesyłania informacji niejawnych lub poufnych, wymagających specjalnego poziomu ochrony.
Koszt usługi
Korespondencja od obywateli i firm do podmiotów publicznych oraz pomiędzy podmiotami publicznymi jest bezpłatna. Podmioty publiczne będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych. Obywatele i firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną. Koszty usługi hybrydowej reguluje cennik usług, który zatwierdza Urząd Komunikacji Elektronicznej. Więcej informacji o e-Doręczeniach znajduje się na stronie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia.