Posiadanie aktualnych danych kontaktowych klientów jest pożądane niezależnie od branży. W przypadku podmiotów zarządzających nieruchomościami jest to wręcz konieczne. Powodów z pewnością znajdzie się tyle, ilu jest zarządców. Zarządcy dbają o aktualność danych kontaktowych na różne sposoby. Dziś chcemy zwrócić uwagę na problem aktualności danych kontaktowych oraz pokazać, że nowoczesne systemy informatyczne mogą wspierać w tym zakresie zarówno zarządców, jak i mieszkańców.
Nowoczesny system informatyczny odpowiedzią na potrzeby zarządcy
Jednym z naszych produktów jest platforma do wymiany informacji między zarządcą a mieszkańcami. Oprócz tak podstawowych funkcjonalności jak: prezentacja stanów kont, zgłaszanie stanów liczników, czy przesyłanie zgłoszeń awarii, system umożliwia również modyfikację danych teleadresowych. Właśnie rozbudowaliśmy aplikację o nową funkcję, pozwalającą zarządcy uruchomić narzędzie sprawdzające datę ostatniej weryfikacji danych kontaktowych poszczególnych klientów. Jeżeli dane nie były weryfikowane od dłuższego czasu, system zainicjuje proces aktualizacji, który jest w znacznym stopniu zautomatyzowany.
Jak to działa? Podczas korzystania z internetowej platformy, w której mieszkańcy obsługiwani są przez zarządcę, a w szczególności podczas logowania do niej, system sprawdza, czy od ostatniego potwierdzenia danych klienta upłynął zdefiniowany okres. W zaproponowanym przez nas rozwiązaniu to zarządca decyduje o korzystaniu z narzędzia. Jeśli je włączy, to samodzielnie definiuje jak często oczekuje od swoich klientów potwierdzania aktualności ich danych. Weryfikacja danych nastąpi przy pierwszym logowaniu mieszkańca po uruchomieniu funkcjonalności, a następnie po upływie zdefiniowanego okresu.
Dla skuteczności naszego rozwiązania przyjęliśmy, że po upływie zdefiniowanego okresu, użytkownik internetowej platformy będzie musiał podjąć określone działania. W najbardziej komfortowej sytuacji będą mieszkańcy, których dane są aktualne. Wystarczy, że potwierdzą ten fakt. Jeśli jednak zajdzie potrzeba będą mogli zmodyfikować swoje dane bezpośrednio na wyświetlanym ekranie, a następnie potwierdzić, że są aktualne. Korzystanie z serwisu nie będzie możliwe do czasu potwierdzenia, że zarządca dysponuje aktualnymi danymi kontaktowymi, co zapobiega pomijaniu tego kroku przez mieszkańców.
Kiedy potrzebne są aktualne dane kontaktowe?
Sytuacje awaryjne
Szybka reakcja zarządcy i usunięcie usterki zwiększają zadowolenie mieszkańców. W przypadku poważnych awarii sprawne działanie to ograniczanie strat. Możliwość kontaktu z poszczególnych właścicielami może być pomocne podczas poszukiwania źródła problemu z instalacjami przebiegającymi przez wiele lokali.
Budowanie pozytywnego wizerunku
Posiadanie aktualnych danych kontaktowych klientów i ich, zgodne z prawem, wykorzystanie, pozwala budować zaufanie i profesjonalny wizerunek zarządcy. Klienci, którzy wiedzą, że zarządca nieruchomości jest w stanie szybko zareagować na różne sytuacje czują się pewniej i są bardziej skłonni do długotrwałej współpracy.
Organizacja zebrań i zgromadzeń
Aktualne dane kontaktowe pomagają właściwie zorganizować zebranie ogółu właścicieli lokali czy zgromadzenie członków spółdzielni, których trzeba skutecznie zawiadomić o terminie i miejscu spotkania. Za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS można dodatkowo przypomnieć o zbliżającym się terminie.
Efektywne zarządzanie finansami nieruchomości
Wiadomość e-mail z przypomnieniem o upływie terminu wpłaty zaliczki w wielu sytuacjach spowoduje, że mieszkaniec już następnego dnia ureguluje zaległość. W przypadku poważniejszych zaległości właściwy adres konieczny jest dla prawidłowego windykowania należności.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli… RODO
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (…) wprowadza m.in. zasadę rozliczalności (art. 5 ust. 2) oraz prawidłowości (art. 5 ust. 1 lit. d). Zgodnie z nimi dane osobowe muszą być prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane, zaś administrator musi być w stanie wykazać przestrzeganie wspomnianych zasad.