Krzysztof Zientara30 sierpnia 2024

Posiadanie aktualnych danych kontaktowych klientów jest pożądane niezależnie od branży. W przypadku podmiotów zarządzających nieruchomościami jest to wręcz konieczne. Powodów z pewnością znajdzie się tyle, ilu jest zarządców. Zarządcy dbają o aktualność danych kontaktowych na różne sposoby. Dziś chcemy zwrócić uwagę na problem aktualności danych kontaktowych oraz pokazać, że nowoczesne systemy informatyczne mogą wspierać w tym zakresie zarówno zarządców, jak i mieszkańców.


Nowoczesny system informatyczny odpowiedzią na potrzeby zarządcy

Jednym z naszych produktów jest platforma do wymiany informacji między zarządcą a mieszkańcami. Oprócz tak podstawowych funkcjonalności jak: prezentacja stanów kont, zgłaszanie stanów liczników, czy przesyłanie zgłoszeń awarii, system umożliwia również modyfikację danych teleadresowych. Właśnie rozbudowaliśmy aplikację o nową funkcję, pozwalającą zarządcy uruchomić narzędzie sprawdzające datę ostatniej weryfikacji danych kontaktowych poszczególnych klientów. Jeżeli dane nie były weryfikowane od dłuższego czasu, system zainicjuje proces aktualizacji, który jest w znacznym stopniu zautomatyzowany.

Jak to działa? Podczas korzystania z internetowej platformy, w której mieszkańcy obsługiwani są przez zarządcę, a w szczególności podczas logowania do niej, system sprawdza, czy od ostatniego potwierdzenia danych klienta upłynął zdefiniowany okres. W zaproponowanym przez nas rozwiązaniu to zarządca decyduje o korzystaniu z narzędzia. Jeśli je włączy, to samodzielnie definiuje jak często oczekuje od swoich klientów potwierdzania aktualności ich danych. Weryfikacja danych nastąpi przy pierwszym logowaniu mieszkańca po uruchomieniu funkcjonalności, a następnie po upływie zdefiniowanego okresu.

Dla skuteczności naszego rozwiązania przyjęliśmy, że po upływie zdefiniowanego okresu, użytkownik internetowej platformy będzie musiał podjąć określone działania. W najbardziej komfortowej sytuacji będą mieszkańcy, których dane są aktualne. Wystarczy, że potwierdzą ten fakt. Jeśli jednak zajdzie potrzeba będą mogli zmodyfikować swoje dane bezpośrednio na wyświetlanym ekranie, a następnie potwierdzić, że są aktualne. Korzystanie z serwisu nie będzie możliwe do czasu potwierdzenia, że zarządca dysponuje aktualnymi danymi kontaktowymi, co zapobiega pomijaniu tego kroku przez mieszkańców.

Potwierdzenie aktualności danych kontaktowych w IOK – wymagane aktualizacje

Kiedy potrzebne są aktualne dane kontaktowe?

Sytuacje awaryjne

Szybka reakcja zarządcy i usunięcie usterki zwiększają zadowolenie mieszkańców. W przypadku poważnych awarii sprawne działanie to ograniczanie strat. Możliwość kontaktu z poszczególnych właścicielami może być pomocne podczas poszukiwania źródła problemu z instalacjami przebiegającymi przez wiele lokali.

Budowanie pozytywnego wizerunku

Posiadanie aktualnych danych kontaktowych klientów i ich, zgodne z prawem, wykorzystanie, pozwala budować zaufanie i profesjonalny wizerunek zarządcy. Klienci, którzy wiedzą, że zarządca nieruchomości jest w stanie szybko zareagować na różne sytuacje czują się pewniej i są bardziej skłonni do długotrwałej współpracy.

Organizacja zebrań i zgromadzeń

Aktualne dane kontaktowe pomagają właściwie zorganizować zebranie ogółu właścicieli lokali czy zgromadzenie członków spółdzielni, których trzeba skutecznie zawiadomić o terminie i miejscu spotkania. Za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS można dodatkowo przypomnieć o zbliżającym się terminie.

Efektywne zarządzanie finansami nieruchomości

Wiadomość e-mail z przypomnieniem o upływie terminu wpłaty zaliczki w wielu sytuacjach spowoduje, że mieszkaniec już następnego dnia ureguluje zaległość. W przypadku poważniejszych zaległości właściwy adres konieczny jest dla prawidłowego windykowania należności.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli… RODO

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (…) wprowadza m.in. zasadę rozliczalności (art. 5 ust. 2) oraz prawidłowości (art. 5 ust. 1 lit. d). Zgodnie z nimi dane osobowe muszą być prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane, zaś administrator musi być w stanie wykazać przestrzeganie wspomnianych zasad.