Wspólnoty ​

Moduł Wspólnoty służy do kompleksowej obsługi zdarzeń związanych z obsługą właścicieli lokali we wspólnotach mieszkaniowych. Właściciele ewidencjonowani są wraz z przysługującymi im prawami do lokali w danym okresie czasowym, co stanowi podstawę do prowadzenia rozrachunków z tego tytułu. Dla właścicieli posiadających kilka lokali w danej wspólnocie możliwe jest prowadzenie rozrachunku dla każdego zasobu odrębnie lub dowolne ich łączenie. Moduł Wspólnoty wyposażony jest w mechanizmy pozwalające na szybką i łatwą obsługę dużej liczby wspólnot mieszkaniowych np. wystawianie dokumentów, dekretacja itp.

W module prowadzone są konta ksiąg pomocniczych zgodnie z art. 17 Ustawy o rachunkowości.

Główne funkcje: ​

• Prowadzenie kont rozrachunkowych właścicieli lokali we wspólnocie mieszkaniowej. W zależności od dyspozycji właściciela posiadającego kilka lokali we wspólnocie mieszkaniowej możliwość prowadzenia każdego rozrachunku odrębnie lub dowolne ich łączenie.
• Błyskawiczny dostęp do kluczowych informacji o właścicielu i stanie jego rozrachunków ze wspólnotą.
• Możliwość wykonania podstawowych procesów z poziomu księgowości wzorcowej, dla wskazanego zakresu wspólnot tj. np. naliczanie umów, dekretacja, zamknięcie miesięcy sprzedaży i księgowych.
• Obsługa procesów powiązanych z naliczaniem odsetek od nieterminowych zapłat – możliwość definiowania dla danej wspólnoty własnych stóp procentowych i terminów zapłat.
• Ewidencja zarządów wspólnot.
• Kompleksowa obsługa zebrań wspólnot mieszkaniowych uwzględniająca korespondencję z właścicielami, ewidencję projektów uchwał, uchwał przegłosowanych wraz z wynikiem głosowania, harmonogramy zebrań itp.
• Definiowanie dowolnych tytułów obciążeń dla danego rozrachunku, w tym zaliczek związanych z mediami opomiarowanymi (liczniki zbiorcze lub indywidualne). Na podstawie tych informacji automatycznie tworzone są miesięczne obciążenia w postaci dokumentów fiskalnych (rachunki, faktury, noty, w tym dokumenty korygujące).
• Dostęp do wydruków i zestawień, z poziomu księgowości wzorcowej, pozwalających na otrzymanie przekrojowych wydruków dla wskazanego zakresu zarządzanych wspólnot.
• Automatyczne naliczanie miesięcznych dokumentów obciążeń na podstawie cenników umów oraz możliwość tworzenia dokumentów jednorazowych.
• Precyzyjne naliczanie obciążenia z uwzględnieniem okresu zasiedlenia osoby oraz zmianami właściwości opisujących lokal w trakcie miesiąca.
• Symulacja naliczenia obciążenia za dowolny okres.
• Automatyczne wystawianie dokumentów korygujących miesięczne obciążenia.
• Automatyczne tworzenie dokumentów w oparciu o rozliczenie kosztów dokonanych w modułach Media (rozliczenie kosztów świadczeń medialnych – dostawa wody, energii cieplnej do podgrzania wody, ogrzania pomieszczeń, gazu) i Koszty (rozliczenie opłat z tytułu eksploatacji lokalu).
• Import dokumentów sprzedaży utworzonych poza systemem Dom 5 np. rozliczenie kosztów centralnego ogrzewania.
• Automatyczne przypisanie daty powstania obowiązku podatkowego wg daty sprzedaży (zasada ogólna wg art. 19a ust. 1) oraz wg daty wystawienia dokumentu (zasada szczególna wg art. 19a ust. 5). Możliwość przesunięcia daty powstania obowiązku podatkowego dla nietypowych przypadków.
• Możliwość samodzielnego tworzenia wielu wzorców korespondencji seryjnej.
• Automatyczne tworzenie rejestrów sprzedaży VAT wraz z pełną obsługą daty powstania obowiązku podatkowego. Rejestry te są uwzględniane w module Rejestr VAT w procesie tworzenia deklaracji VAT-7.
• Prowadzenie ewidencji decyzji dodatków mieszkaniowych według wybranego przez użytkownika schematu. Import decyzji z pliku tekstowego wygenerowanego przez ich gestora (Gminy, MOPS, itp.).
• Prowadzenie umów rozłożenia długu na raty (ugody), ustalenie harmonogramu spłat.
• Parowanie zapłat z konkretnymi dokumentami obciążeń. Proces parowania może odbywać się ręcznie lub automatycznie.
• Wystawianie upomnień, wezwań do zapłaty.
• Naliczanie odsetek od nieterminowych zapłat. Rejestry odsetkowe z pełną historią naliczeń odsetek mogą być prowadzone bilansowo – w księdze głównej księgowane są naliczenia odsetek i zapłaty, bądź ewidencyjnie – w księdze głównej księgowane są zapłaty, a naliczanie odsetek ma charakter czysto ewidencyjny.
• Wygodny sposób przetwarzania dokumentów poprzez rozdzielenie okresu sprzedaży oraz okresu księgowego. Umożliwia to wystawienie dokumentów sprzedaży dla kolejnego okresu z równoczesną ewidencją dokumentów księgowych za poprzedni okres. Przykład stanowi zdarzenie, kiedy wystawiane są dokumenty obciążeń za marzec i równolegle ewidencjonowane są dokumenty wpłat, przeksięgowania za miesiąc luty.
• Narzędzia umożliwiające modyfikowanie dużych zestawów danych (np. nadawanie i zawieszanie tytułów opłat, generowanie automatycznych dokumentów korygujących).
• Możliwość automatycznej aktualizacji zaliczek na następny okres rozliczeniowy na podstawie zużycia za dowolny, poprzedni okres.
• Automatyczna ewidencja wpłat i wypłat rejestrowanych w modułach Kasa i Banki.
• Indywidualne dostosowanie warunków dekretacji do planu kont użytkownika.
• Kontrola kompletności dekretacji dokumentów i ich księgowania w księdze głównej modułu FK podczas zamykania miesiąca.
• Automatyczna dekretacja i księgowanie na kontach księgi głównej.
• Samodzielne zamykanie okresów księgowych przez użytkownika.
• Kontrolowany dostęp użytkowników do ewidencji i procesów obsługiwanych w module.
• Wysyłanie dokumentów w postaci elektronicznej (korespondencji seryjnej, potwierdzenia sald, dokumentów sprzedaży) oraz zapisywanie ich na poziomie rozrachunku (dedykowana zakładka Korespondencja).
• Wystawianie dokumentów sprzedaży z podpisem elektronicznym (e-faktura).