Zakup ​

Moduł Zakup umożliwia kompleksową obsługę zdarzeń związanych z ewidencjonowaniem dokumentów zakupu. Dokumenty te wprowadzane są jednokrotnie, z zachowaniem ogólnie przyjętego obiegu dokumentów. Dokument zakupu uzupełniany jest przez odpowiednie działy o dodatkowe informacje wynikające z jego specyfiki np. zużycie mediów na poszczególnych węzłach uzupełniane jest przez dział zajmujący się rozliczaniem mediów, faktury za wykonane remonty opisywane są w dziale remontowym itp. Na podstawie zgromadzonych informacji generowane są m.in. dekrety księgowe, automatyczne rejestry zakupu VAT, rozrachunki z dostawcami, przelewy bankowe itp.

W module prowadzone są konta ksiąg pomocniczych dla rozrachunków z kontrahentami oraz operacji zakupu, zgodnie z art. 17 ustawy o rachunkowości.

Główne funkcje: ​

• Ergonomiczna i w pełni zintegrowana ewidencja dokumentów zakupu. Narzędzia pozwalające na szybkie wprowadzanie dużej liczby dokumentów z uwzględnieniem specyfiki wspólnot mieszkaniowych.
• Możliwość importu dokumentów w formacie XML (CRWDE, ECOD, itp.) wraz z niezbędnymi informacjami dotyczącymi rozliczenia kosztów (np. zużycia na węzłach magistrali medialnych).
• Uwzględnienie specyfiki odliczenia podatku VAT naliczonego (VAT do bezpośredniego odliczenia, VAT do odliczenia wg struktury sprzedaży, VAT w koszty itp.) zarówno w procesie dekretacji do modułu FK, jak i podczas tworzenia deklaracji VAT-7.
• Możliwość wskazania odrębnych dat prawa do odliczenia podatku VAT dla poszczególnych pozycji dokumentu.
• Prowadzenie rozrachunków z dostawcami z możliwością:
  • automatycznego parowania zapisów zobowiązań i należności,
  • ręcznej dyspozycji parowania zapisów,
  • natychmiastowego uzyskania informacji o stanie rozrachunku,
  • wysyłania informacji o potwierdzeniu salda.
• Automatyczna dekretacja dokumentów zakupu dotyczących kosztów medialnych oraz utrzymania nieruchomości na podstawie dokumentów kosztowych wg reguł ustalonych przez użytkownika.
• Księgowanie dokumentów zakupu z podpowiedzią planu kont, z kontrolą poprawności wpisywanych danych (bilansowanie się dokumentu), podpowiedź kont zespołu 4 przy dekretacji dokumentów na konta zespołu 5 z jednoczesnym księgowaniem na konto 490.
• Automatyczna korekta dokumentów zadekretowanych i zaksięgowanych w Księdze głównej modułu FK (storno dokumentu korygowanego i nowe dekrety po korekcie z zachowaniem dokumentu pierwotnego).
• Możliwość automatycznego generowania przelewów dla wprowadzonych dokumentów zakupu wraz z analizą wartości kwoty do zapłaty dla dokumentów zakupu częściowo uregulowanych wcześniejszą zapłatą.
• Ewidencja kaucji z tytułu zabezpieczenia wykonanej umowy.
• Ewidencja wadiów przetargowych.
• Automatyczny przepływ obciążeń wspólnot mieszkaniowych z tytułu zarządzania z księgowości zarządcy do księgowości wspólnot mieszkaniowych – moduł Sprzedaż Zarządcy Wspólnot.
• Automatyczny przepływ obciążeń właściciela zbiorowego (Gminy) z tytułu zaliczek na koszty utrzymania części wspólnej oraz kosztów przynależnych do lokalu (media), z księgowości wspólnot mieszkaniowych do księgowości obsługującej zasoby Gminy w postaci dokumentu zakupu.
• Wsparcie dla księgowości budżetowej w zakresie obsługi konta zaangażowania oraz dekretacji na konta księgowe z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej (rozdział, paragraf, zadanie).
• Prowadzenie rejestrów zakupu wg Ustawy o podatku od towarów i usług. Rejestry te są uwzględniane w module Rejestr VAT w procesie tworzenia deklaracji VAT.
• Dla dokumentów zakupu opłacanych poprzez zaliczki pobierane przez pracowników – moduł umożliwia ewidencję dokumentów zakupu w powiązaniu z faktycznym dostawcą usług wraz z automatycznym księgowaniem na koncie rozrachunkowym odpowiedniego zaliczkobiorcy.
• Współpraca z modułami Koszty i Media w zakresie tworzenia pozycji dokumentów zakupu wraz z dekretami na podstawie specyfikacji dokumentu zakupu.
• Współpraca z modułem Obieg Dokumentów w zakresie wprowadzania i przetwarzania dokumentów zakupu.
• Możliwość kompensaty zobowiązań i należności z tytułu rozrachunków z tym samym kontrahentem prowadzonych w module Zakup i modułach sprzedażowych np. Czynsze LM, Czynsze LU, Pozostała sprzedaż, Wspólnoty.
• Prowadzenie ewidencji oraz rozliczenia umów na zakup usług i materiałów.
• Automatyczna ewidencja wpłat i wypłat rejestrowanych w modułach Kasa i Banki.
• Indywidualne dostosowanie warunków dekretacji do planu kont użytkownika.
• Kontrola kompletności dekretacji dokumentów i ich księgowania w księdze głównej modułu FK podczas zamykania miesiąca.
• Automatyczna dekretacja i księgowanie na kontach księgi głównej.
• Automatyczne generowanie potwierdzenia sald.
• Samodzielne zamykanie okresów księgowych przez użytkownika.
• Kontrolowany dostęp użytkowników do ewidencji i procesów obsługiwanych w module.